連結会計システムのクラウド型とオンプレミス型の違い

連結会計システムを調べ始めると、同じような機能を備えていても「クラウド型」と「オンプレミス型」という2つの提供形態があることに気づきます。この違いは費用の払い方だけの問題ではありません。法改正への追随を誰が担うのか、監査や社内規程にどう適合させるのか、将来グループの構成が変わったときにどこまで対応できるのか。運用が始まってからの負担を左右する要素が、提供形態の選択に含まれています。この記事では、両者の違いを7つの軸で整理し、自社にどちらが合うかを判断する手順を紹介します。

連結会計システムの提供形態は大きく2つ

連結会計システムは、システムをどこに置いて動かすかによってクラウド型とオンプレミス型に分かれます。機能の名前が同じでも、運用の主体と責任範囲が変わるため、最初に押さえておきたい分岐点です。

クラウド型はベンダーのサーバーをネットワーク経由で利用する

クラウド型は、ベンダーが用意したサーバー上のシステムに、インターネット経由でログインして使う形態です。自社でサーバーを購入・設置する必要がなく、利用料を継続的に支払うかたちで契約します。サーバーの保守やシステムのアップデートはベンダー側が実施するため、社内に専門知識を持つ担当者がいなくても運用を始めやすいのが特徴です。近年は連結会計の領域でもクラウド型の製品が増え、選択肢は着実に広がっています。

オンプレミス型は自社サーバーにインストールして利用する

オンプレミス型は、自社が管理するサーバーにシステムを導入して使う形態です。製品によっては「パッケージ型」「インストール型」と呼ばれることもありますが、いずれも自社環境で動かす点は共通しています。ライセンスを購入する買い切りに近い契約形態が多く、自社の業務に合わせた作り込みがしやすい一方、サーバーの管理やバックアップ、セキュリティ対策は自社の責任範囲になります。呼び方が製品ごとに異なるため、資料を読むときは「サーバーをどちらが持つか」で読み替えると混乱しません。

クラウド型とオンプレミス型の違いを7つの軸で比較

両者の違いは、次の7つの軸で整理すると自社の状況に当てはめやすくなります。まず全体像を確認したうえで、それぞれの軸を詳しく見ていきます。

初期費用とランニングコストの構造が違う

クラウド型はサーバーを購入しないため初期費用を抑えやすく、代わりに利用料が使い続ける限り発生します。オンプレミス型はライセンスとサーバーの購入で初期に費用が集中し、その後は保守費が続く構造です。どちらが安いかは利用年数によって逆転するため、3年・5年といった期間で総額を並べて比べるのが実務的です。連結決算は一度仕組みを作ると長く使い続ける業務なので、初期費用の大小だけで判断すると後から見え方が変わります。費用の内訳については、以下のページで詳しく紹介しています。

カスタマイズと自社要件への合わせ込み

グループ独自の勘定科目体系や、子会社ごとに異なる決算資料の形式など、連結会計には会社ごとの事情が入り込みやすい領域があります。オンプレミス型は自社要件に合わせた作り込みがしやすく、既存の業務フローを大きく変えずに導入しやすい形態です。一方のクラウド型は、提供された機能の範囲で設定して使うのが基本になります。ただし製品によっては細かなパラメータの組み合わせで幅広い要件に対応できるものもあるため、「クラウドだから融通が利かない」と決めつけず、自社の要件が設定の範囲で収まるかをデモの場で確認するのが確実です。

法改正・基準変更への対応を誰が担うか

連結会計の周辺は、収益認識に関する会計基準や電子帳簿保存法など、制度の変更が発生しやすい領域です。クラウド型では提供元が実施する更新に沿って対応が反映されるため、自社で改修を計画する負担が小さくなります。オンプレミス型では、いつのバージョンを適用し、どう検証するかを自社で決める必要があり、情報システム部門と経理部門の連携が前提になります。この軸は費用やカスタマイズ性ほど表に出てきませんが、担当者が交代しても回り続ける仕組みを作るうえでは見落とせません。ベンダーがどこまで担ってくれるかは、サポート体制の確認と合わせて見ておきましょう。

セキュリティと監査・社内規程への適合

連結会計システムが扱うのは、開示前の財務情報という機密性の高いデータです。オンプレミス型は自社のネットワーク内で完結させやすく、社外にデータを置かないという社内規程がある企業では要件を満たしやすい形態といえます。クラウド型を選ぶ場合は、データの保管場所、通信の暗号化、アクセスログの取得範囲、第三者認証の取得状況といった項目を確認し、社内規程や監査法人からの求めに応えられるかを事前に整理しておくと安全です。どちらの形態でも、役割に応じたアクセス制御を設計する必要がある点は変わりません。

導入期間と拠点・在宅からのアクセス

オンプレミス型はサーバーの調達と環境構築が必要になるぶん、稼働までの期間が長くなりやすい傾向があります。クラウド型は環境構築の工程が省けるため、比較的短い期間で始めやすい形態です。いずれの場合も、連結会計システムの導入は要件定義からテスト運用までを含めて数か月単位の期間を見込んでおくのが現実的です。また、子会社や在宅勤務の担当者が直接データを入力できるかどうかは、決算期の負担に直結します。拠点が分散している場合はこの点も判断材料になります。

自社に合う提供形態を判断する3つのチェックポイント

比較表で違いをつかんだら、次は自社の状況に当てはめます。次の3点を確認すると、どちらの形態が現実的かが見えてきます。

システムを運用できる社内体制があるか

オンプレミス型を選ぶ場合、サーバーの保守やバックアップ、バージョンアップの検証を担う人手が必要です。情報システム部門に余力があり、会計システムの運用経験があるなら選択肢に入ります。反対に、情報システムの担当者が兼任で、経理部門が主体となって進める体制であれば、保守をベンダーに任せられるクラウド型のほうが無理がありません。初めて連結会計をシステム化する企業では、運用開始後に想定していなかった手間が発生しがちなので、体制を過大に見積もらないことが大切です。

グループ構成が今後変わる見込みがあるか

M&Aや子会社の設立、持株会社への移行など、連結の対象範囲は事業の展開に応じて変わります。会社を追加するたびに設定変更やライセンスの追加がどう発生するかは、形態と製品によって差が出る部分です。数年以内にグループ構成が変わる可能性があるなら、拡張のしやすさを優先度の高い条件として扱いましょう。将来の変化への追随については、以下のページも参考にしてください。

既存の会計システムとどう連携させるか

連結会計システムは単体で完結せず、親会社と子会社が使っている個別の会計システムからデータを受け取って動きます。子会社ごとに異なるシステムを使っている場合、データをどの形式で、どの経路で渡すかが導入の可否を分けることもあります。自社サーバー内で他システムと直結させたいならオンプレミス型、各社がそれぞれの場所から入力する形にしたいならクラウド型、というように、連携の設計から逆算して形態を選ぶ考え方も有効です。現在の会計システムの構成と、子会社のIT環境を先に棚卸ししておきましょう。

提供形態を決めたあとに確認しておきたいこと

形態の方向性が固まったら、次は製品ごとの中身を確かめる段階に進みます。特に次の3点は、資料だけでは判断しきれません。

• デモやトライアルで、実際の画面と操作感が自社の担当者に合うかを確かめる
• 導入時から運用開始後まで、どこまでベンダーが伴走してくれるかを確認する
• 初期費用と運用費を数年分の総額で並べ、社内で説明できる形に整理する

まとめ

連結会計システムの提供形態は、初期費用・費用の払い方・カスタマイズ性・保守の主体・制度対応・導入期間・アクセス範囲の7軸で違いが整理できます。どちらが優れているという話ではなく、自社の運用体制、グループ構成の見通し、既存システムとの連携方針によって適した形が変わります。表面的な費用の比較で決めてしまう前に、運用が始まったあと誰が何を担うのかまで想像して選ぶことが、長く使える仕組みづくりにつながります。

このサイトでは、会社の特徴にあわせておすすめの連結会計システムを紹介しているので、ぜひ参考にして下さい。

会社の特徴別
連結会計システム3選を見る